Was sind die Unterschiede zwischen den zwei Exportmöglichkeiten – der Vergleich: der Export mit Act oder EXPORTIT? Jede Variante hat unterschiedliche Einstellungen und Funktionen.

Act! Export im Vergleich zu EXPORT|IT

Der Vergleich: Der Export mit Act oder EXPORTITDas CRM Programm Act! bietet die Möglichkeit, Ihre Teile der Daten zu exportieren. Das Addon EXPORT|IT der CRMADDON Factory GmbH bietet ebenfalls einen Export aus Act! an. Ich vergleiche nun die Funktionen der beiden Exportmöglichkeiten.

Export mit Act!

EXPORT|IT

Erklärung

HandbuchOnline Handbuch

Automatisierung des Exports

Automatisierung mit SERVICE|IT (z.B. jede Stunde, alle drei Tage)

UID (Unique ID, wie eine Personalausweisnummer) für die Zuweisung

Beim Export mit EXPORT|IT wird die von Act! generierte UID mit exportiert. Diese kann nicht verändert, sondern lediglich eingesehen werden.

Selbst wenn sich nun fast alle Daten in dem exportierten Datensatz ändern (z.B. bei Kontakt alles außer der Vorname), können Sie immer noch wissen, dass es dieser eine originale Datensatz ist.

Bei einem Re-Import in die gleiche Act! Datenbank können Sie nun dank der UID genau festlegen, zu welchem Datensatz in Act! der zuvor exportierte und dann veränderte Datensatz gehört, und die Veränderungen korrekt importieren.

Bei einem Import in eine neue Act! Datenbank von Kontakten und zum Beispiel zugehörigen Notizen ist die ID für die Zuordnung notwendig. Beim Kontakt-Import wird die ID in ein zuätzliches Feld importiert und dann darüber die Zuordnung der Notizen an den richtigen Kontakt gelöst.

Ausgabedatei

Act! Datenbank (gleiche Version)
 
Text mit Begrenzungszeichen (CSV– oder TXT-Format), als Begrenzungszeichen nur Komma und TabulatorCSV-Format  (benutzerdefinierte Trennzeichen)
einzelne Listen können als Excel-Datei exportiert werdenExcel-Format
XML-Format

Art von Datensätzen

 Kontakte, Gruppen oder Firmen (aktueller Datensatz, aktuelle Suche oder alle)Export aller Datensatztypen und Kombinationen (z.B. Kontakte aus einer Gruppe mit allen dazugehörigen Notizen)
Mit-Export der Feldnamen und Auswahl der einzelnen FelderMit-Export der Feldnamen und Auswahl der einzelnen Felder
Zusätzliche Exportmöglichkeiten wie Datenstruktur, Anzahl der einzelnen Datensatztypen, Kontakte in Beziehung zu Gruppen oder Firmen oder Picklists (Vorschläge der Dropdown-Listen in Act!)
spezielle Filterkriterien

  • allgemein:
    • Erstellungsdatum
    • Bearbeitungsdatum
    • Beschränkung der Datensätze pro Ausgabedatei
    • nur untergeordnete Objekte (z.B.Notizen, Tätigkeiten, Historien) exportieren, die zu einem zu exportierenden Hauptdatensatz (z.B. Kontakte) gehören
  • speziell:
    • Filter für jeden einzelnen Feld-Typ (nur Felder mit bestimmtem Wert werden exportiert)
    • Gruppenfilter für Kontakte (nur Kontakte aus ausgewählten Gruppen werden exportiert)
    • Typenfilter für Historien (z.B. Anrufe, Erledigungen)
    • bei untergeordneten Objekten den allgemeinen Datumsfilter anwenden
    • bei untergeordneten Objekten die RTF-Konvertierung übernehmen (d.h. fette, kursive, farbige Schriftzüge, Schriftart und -größe)

Ausgabengröße

 nicht beeinflussbarbeeinflussbar

RTF-Konvertierung

 kann diese nicht übernehmen kann diese übernehmen

Der Vergleich: Der Export mit Act oder EXPORTIT

Zusammenfassend kann man sagen, dass der Export mit EXPORT|IT umfangreicher ist und mehr Funktionen bietet.