Visitenkarten sind eine sehr beliebte Art seine Kontaktdaten weiterzugeben. Dabei hat jeder seinen eigenen Geschmack, vor allem im Bezug auf das Design und auch die Menge der Daten auf einer Visitenkarte. Wenn wir davon ausgehen, dass man seinen Namen, Anschrift, E-Mail und Telefonnummern verwendet, werden wir feststellen dass eine relativ große Datenmenge auf solch eine Visitenkarte passt.

Nun sollen die Daten von der Visitenkarte in ihre Act! Datenbank übertragen werden, doch dies kann oft Probleme bereiten. Es entstehen Tippfehler, man liest etwas falsch ab oder es werden Dubletten erzeugt weil ein passender Kontakt eigentlich schon existiert. Solche Fehler führen sehr oft zu Chaos, daraus folgt dann Ineffizienz und letztlich wirkt es es sich auf ihre Gewinne aus.

Was kann man dagegen tun ?

Um dies zu vermeiden gibt es die Möglichkeit, die Visitenkarten zu scannen, statt sie manuell in das System einzutippen. Scannen können sie die Visitenkarten mit einem extra dafür vorgesehenen Kartenscanner und dem Add-on Scan|IT für Act!.

Dieses Verfahren hat im Vergleich zur Manuellen Eingabe einige Vorteile. Das Fehlerrisiko beim Ablesen und Eintippen wird, solange die Visitenkarte leserlich ist, minimiert und die ersparte Arbeitszeit wirkt sich positiv auf die Finanzen aus. Außerdem stellt unser Add-on direkt beim Scan sicher, dass keine Dubletten entstehen. Falls bereits ein passender Kontakt existiert  wird dieser aktualisiert und neue Informationen werden automatisch ergänzt. Zusätzlich werden eingelesene Adressdaten überprüft und die Telefon- und Faxnummern werden nach einer Analyse direkt in ein passendes Format umgewandelt.

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit eine E-Mail direkt beim Einlesen an den Kontakt zu senden, diese kann man vorher in einem eingebauten Designer erstellen. Dadurch können Sie direkt auf Ihre neuen Kontakte reagieren in dem Sie ihnen zum Beispiel eine Einladung oder ein Newsletter zusenden.

0 Antworten

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Wollen Sie an der Diskussion teilnehmen?
Wir freuen uns über Ihren Beitrag!

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.