Act! Datenbankpflege: Im Teil 1 des Artikels haben wir Ihnen ein Programm zur Pflege Ihrer Datenbank zusammengestellt. Im Teil 2 gehen wir näher auf den Punkt Datensätze mit fehlenden Daten auffinden ein und zeigen Ihnen, wie Sie dies umsetzen.

Weitere Informationen bezüglich der Act! Datenbankpflege

Immer auf der sicheren Seite

Leere Datenfelder wie zum Beispiel fehlende E-Mail-Adressen finden

Die Kommunikation per E-Mail ist einfach, der Kontakt kann reagieren, wenn er Zeit findet, und sie spart Zeit und Geld. Ärgerlich, wenn bei einem Kontakt die E-Mail-Adresse fehlt. Deshalb sollten Sie von Zeit zu Zeit die Kontaktdatensätze Ihrer Act!-Datenbank daraufhin überprüfen, ob E-Mail-Adressen fehlen, damit Sie diese gezielt ermitteln und nachtragen können. Dies ist ein wichtiger Beitrag zur Act! Datenbankpflege Ihres CRM-Systems Act!.

Dafür stehen uns mehrere Methoden zur Verfügung:

Listenansicht nach dem gesuchten Datenfeld sortieren: Rufen Sie die Listenansicht der Kontakte auf. Klicken Sie dazu links in der Navigationsleiste auf die Schaltfläche Kontakte und dann oben in der Ansichtsliste auf die Schaltfläche Listenansicht. Klicken Sie gegebenenfalls auf den Menüpunkt Suche -> Alle Kontakte, damit auch alle Kontakte angezeigt werden.

Klicken Sie nun in der Listenansicht auf die Überschrift der Spalte E-Mail, bis ein kleines Dreieck erscheint, das noch oben zeigt. Dies stellt die Sortierreihenfolge dar. Die Datensätze ohne Eintrag in diesem Datenfeld, also ohne E-Mail-Adresse, erscheinen nun ganz oben in der Liste.

Zur optimalen Act! Datenbankpflege können Sie das auch mit anderen Datenfeldern/Spalten machen. Falls das entsprechende Datenfeld nicht als Spalte angezeigt wird, so klicken Sie in der Listentoolbar (diese befindet sich direkt unterhalb der Ansichtsleiste) ganz rechts auf den Menüpunkt Optionen -> Spalten anpassen.

Datenbankpflege: Kontaktübersicht

Suche: Klicken Sie gegebenenfalls links in der Navigationsleiste auf die Schaltfläche Kontakte. Rufen Sie über den Menüpunkt Suche -> E-Mail-Adresse den Dialog Suche Kontakte auf. Im Drop-down-Menü Feld ist E-Mail voreingestellt, im Drop-down-Menü Operator wählen Sie den Eintrag Enthält keine Daten. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Datenbankpflege: Kontaktsuche

Erweiterte Abfrage mit Speichern der Kriterien: Klicken Sie gegebenenfalls wieder links in der Navigationsleiste auf die Schaltfläche Kontakte. Der Menüpunkt Suche -> Weitere -> Erweiterte Abfrage führt Sie zum Dialog Kontaktkriterien.

Wählen Sie im Drop-down-Menü Feldname wieder E-Mail und im Drop-down-Menü Operator den Eintrag Enthält keine Daten. Klicken Sie dann auf die Schalftfläche Zu Liste zufg (=hinzufügen) in derselben Zeile. Die Liste der Kontaktkriterien enthält nun dieses eine Kriterium.

Sie können die Kriterien der erweiterten Abfrage speichern, klicken Sie dazu oben auf das Symbol mit der Diskette; daneben befindet sich das Symbol für das Öffnen von gespeicherten Abfragekriterien. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Vorschau erhalten Sie eine solche, mit einem Klick auf die Schaltfläche OK wenden Sie die erweiterte Abfrage an.

Act! Datenbankpflege: Abfragen mit Kriterien

Unsere Act!-Schulungen

Dieses und weitere Themen werden in unseren zertifizierten Schulungen für Act!-Anwender und Act!-Administratoren behandelt.

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